Circulaire
Sur la mise en application du décret n° 75/2000/ND-CP du Gouvernement, en date du 8 décembre 2000, sur le notariat et la certification

Considérant le Décret n° 75/2000/ND-CP du Gouvernement, en date du 8 décembre 2000, sur le notariat et la certification ;

Considérant la Directive n° 01/2001/CT-TTg du Premier ministre, en date du 5 mars 2001, sur la mise en application du Décret du Gouvernement sur le notariat et la certification ;

Considérant le Décret n° 38/CP du Gouvernement, en date du 4 juin 1993, sur les missions, les attributions et l'organisation du ministère de la Justice ;

Le ministère de la Justice guide l'application du Décret du Gouvernement sur le notariat et la certification comme suit :

I. Des questions professionnelles du notariat et de la certification

1. L'article 9 du Décret n° 75/2001/ND-CP du Gouvernement, en date du 8 décembre 2000, sur le notariat et la certification (dénommé ci-après "le Décret") dispose que les opérations notariales et de certification doivent être réalisées au siège des autorités en charges du notariat et de la certification, sauf les cas suivants :

1. L'authentification du testament lorsque le testateur est menacé de la mort de maladie ou d'accident ; souffre de la paralysie, de la vieillesse ne pouvant pas se déplacer ;
2. L'authentification de contrats, d'actes et de la signature des personnes qui sont en détention provisoire ou qui purgent leur peine de prison ; des personnes qui souffrent de la paralysie, de la vieillesse ne pouvant se déplacer ou pour toute autre raison légitime qui empêche le déplacement au siège de l'autorité en charge du notariat et de la certification.

1. L'article 11 du Décret dispose que le demandeur doit apposer sa signature devant la personne en charge. Lorsqu'une personne compétente pour conclure les contrats d'un établissement de crédit, d'une entreprise, a fait enregistrer sa signature auprès d'une autorité notariale et de certification, elle peu apposer en avant sa signature sur le contrat. Dans ce cas, la personne en charge du notariat, de la certification doit confronter la signature sur le contrat avec celle enregistrée.
2. La signature dans les actes notariaux ou de certification peut être remplacée par l'apposition des empreintes digitales si le demandeur ne peut signer en raison de son handicap ou parce qu'il ne sait pas signer.

1. L'authentification des testaments ;
2. Sur demande du demandeur ;
3. Sur demande de la personne en charge de l'opération notariale ou de certification si celle-ci estime, lors de l'examen des papiers qui lui sont soumis, qu'il y a des doutes sur l'identité du demandeur ; que le demandeur signe rarement ou que cela est nécessaire pour protéger l'intérêt du demandeur.

1. Dans le cas où la personne en charge refuse de réaliser l'opération notariale, de certification conformément aux dispositions de l'article 38-5 du Décret, elle doit adresser au demandeur, sur demande de celui-ci, une explication écrite des motifs du refus.
2. Concernant la conservation des testaments, prévue à l'article 51 du Décret, le notaire en charge doit sceller le testament ; le testateur signe ou appose ses empreintes digitales, le notaire signe et appose son cachet sur le bord de l'enveloppe contenant le testament. Lors de la réception pour conservation d'un testament, le notaire doit établir en deux exemplaires un acte de conservation de testament, un pour le testateur et un pour l'office notarial.

Doivent être clairement indiqués dans l'acte de conservation de testament : le moment, le lieu où le testament est reçu pour conservation ; le nom et le prénom du notaire en charge ; le nom, le prénom et les pièces d'identités du testateur ; le nom et le prénom des personnes concernées dans le testament pour la notification en cas de nécessité.

Sur demande des personnes concernées dans le testament ou à la prise de connaissance du décès du testateur, le notaire envoie les convocations à toutes les personnes concernées pour la publication du testament.

Le procès-verbal de la publication du testament doit indiquer clairement : le moment, le lieu où le testament a té publié ; le nom et le prénom du notaire qui a publié le testament ; le nom et le prénom de chacun des successeurs et des autres personnes concernées dans le testament présents et absents ; les personnes présentes ont vérifié les scellés du testament ; le notaire a ouvert et lu le testament devant les personnes présentes ; si un des successeurs ou toute autre personne concernée au testament est absent, il faut indiquer les raisons de son absence ; chacune des personnes présentes et le notaire signe le procès-verbal.

3. Toute personne peut demander à l'autorité notariale ou de certification qui a authentifié son contrat ou acte de lui délivrer des copies de la minute de son contrat ou acte. L'autorité notariale ou de certification doit lui délivrer des copies de la minute qu'elle conserve.
4. La convention de partage de la succession et l'acte d'acceptation de la succession, prévus aux articles 52 et 53 du Décret, doivent être affichés. L'affichage est réalisé par l'autorité notariale ou de certification au siège du Comité populaire de commune dans le ressort duquel se trouvait le lieu de résidence habituel du testateur décédé ; Dans le cas où le testateur décédé n'avait pas de lieu de résidence habituel, l'affichage est réalisé au siège du Comité populaire de commune dans le ressort duquel se trouvait son lieu de résidence temporaire à durée déterminée. Dans le cas où la succession est composée en même temps de biens mobiliers et immobiliers ou seulement d'immobiliers, l'affichage est effectué suivant les modalités susmentionnées. Si ni le lieu de résidence habituel ni le lieu de résidence temporaire ne peuvent être déterminés, l'affichage est réalisé au Comité populaire de commune dans le ressort duquel se trouve l'immobilier du testateur. L'autorité notariale ou de certification doit désigner une personne pour effectuer l'affichage sous le témoignage d'un représentant du Comité populaire de commune.

Dans le cas où la succession comprend seulement des biens mobiliers, si l'autorité notariale ou de certification et le lieu de résidence habituel ou temporaire du testateur ne se trouvent pas dans une même province, l'autorité notariale ou de certification peut confier au Comité populaire la charge d'effectuer l'affichage selon les modalités prévues à l'alinéa de ce point.

Doivent être indiqués dans l'affiche : nom et prénom du testateur ; nom et prénom des personnes qui ont convenu le partage, déclaré l'acceptation de la succession, leur relation avec le testateur ; la listes des biens de la succession convenue pour partage ou acceptée. À la fin de l'affiche, il doit être indiqué qu'en cas de plainte, de dénonciation sur le manque de successeur, de bien légué, sur le droit de propriété, d'utilisation du testateur, les plaintes et dénonciations sont soumises à l'autorité notariale ou de certification.

Le Comité populaire de commune où l'affichage est effectués doit conserver l'affiche pendant 30 jours à compter de la date de l'affichage.

5. La minute prévue à l'alinéa 2 de l'article 57 du Décret est le texte que l'office notarial a reçu du demandeur pour traduction. Le traducteur doit traduire intégralement le contenu du texte que l'office notarial lui a confier ; s'il s'agit d'une copie, d'un extrait, il doit indiquer "copie" ou "extrait"; s'il s'agit d'une télécopie, il doit indiquer "télécopie". Lors de la réception des textes pour traduction, le notaire doit faire attention aux cas où les textes traduits ne peuvent être certifiés conformément aux dispositions à l'alinéa 4 de l'article 57 du Décret.
6. Les fautes techniques prévues à l'article 45 du Décret sont les fautes commises lors de la prise de notes, la tape, l'impression des actes notariaux, de certification. Pour relever les fautes techniques, la personne en charge de l'opération notariale, de certification doit confronter les fautes à corriger aux actes dans le dossier notarial, de certification.

II. Formulaire notarial, de certification

1. La formule notariale constitue une partie intégrale de l'acte notarial, de certification. La formule doit être claire, stricte, exprimant sa responsabilité vis-à-vis de l'opération notariale, de certification. Quant aux opérations pour lesquelles le ministère de la Justice a publié des formulaires notariaux, la formule doit être conforme à ces formulaires.

1. Formulaire de formule pour les contrats et actes ;
2. Formulaire de formule pour les copies conformes ;
3. Formulaire de formule pour les traductions d'actes ;
4. Formulaire de formule pour les signatures.

1. Pour chaque opération notariale, de certification de contrats et actes, le demandeur doit remplir un formulaire de demande.

Dans les cas où l'opération notariale, de certification ne peut être effectuée dans la journée, la personne en charge doit fixer un rendez-vous.

Sont promulgués joint à la présente circulaire les formulaires de demande notariale, de certification et de fiche de rendez-vous.

2. Le registre notarial, de certification est utilisé pour enregistrer les opérations notariales, de certification qui ont été réalisées par une autorité notariale, de certification. Le registre notarial est un document d'archives de l'État, il doit être fait du papier de bonne qualité, conservé rigoureusement, longuement par l'autorité qui a effectué l'opération notariale, de certification.

1. Registre notarial de contrats et actes ; registre notarial de copies conformes ; registre notarial de traductions d'actes ; registre notarial de signatures ;
2. Registre de certification de contrats et actes ; registre de certification de copies conformes ; registre de certification de signatures ; registre de certification de testaments, de refus à la succession.

III. Des problèmes concernant l'organisation et la gestion du notariat et de la certification

1. La lettre de proposition du directeur du Service judiciaire pour nomination des notaires, conformément aux dispositions du point a, l'alinéa 2 de l'article 31 du Décret doit indiquer : le besoin en service notarial dans sa province et la nécessité de nommer des notaires ; le nom et le prénom de la personne proposée, son établissement d'origine et son travail actuel ; la certification du temps de travail dans le domaine juridique de la personne proposée et les remarques sur son expérience professionnelle.
2. L'alinéa 2 de l'article 22 du Décret dispose que le directeur du Service judiciaire de district effectue les opérations de certification qui relèvent de la compétence du Comité populaire de district, par délégation du pouvoir du président du Comité populaire de district. Lors des opérations de certification, le directeur du Service judiciaire signe les actes "sur procuration" et appose le cachet du Comité populaire de district.

Dans les localités où se présente un grand besoin des services de certification, le directeur du Service judiciaire de district peut demander au président du Comité populaire de district de déléguer par écrit la compétence au directeur adjoint du Service judiciaire pour effectuer les opérations de certification. Lors des opérations de certification, le directeur adjoint du Service judiciaire signe les actes "sur procuration", indique son titre et appose le cachet du Comité populaire de district.

Le directeur et le directeur adjoint du Service judiciaire de district peuvent effectuer les opérations de certification seulement après avoir fait enregistrer leur signature auprès du Service judiciaire de province.

3. Dans le cas où il est lui-même chargé du service judiciaire, le président du Comité populaire de commune effectue les opérations de certification

S'il est chargé du service judiciaire, le vice-président du Comité populaire de commune effectue les opérations de certification. Lors des opérations de certification, le vice-président du Comité populaire de commune indique son titre sur les actes.

Le président ou le vice-président du Comité populaire de commune peut effectuer les opérations de certification seulement après avoir fait enregistrer sa signature auprès du Service judiciaire de province.

4. Pour la reconnaissance d'un traducteur attaché à un office notarial, il faut : la lettre de proposition en collaboration du traducteur, un curriculum vitae avec photo d'identité conforme au formulaire prévu pour les agents publics et fonctionnaires, copie du diplôme de l'École supérieure des langues étrangères ou équivalent.

Les traducteurs attachés aux offices notariaux conformément aux dispositions du Décret n° 45/HDBT du Conseil des ministres, en date du 27 février 1991, sur l'organisation et le fonctionnement du notariat d'État ; du Décret n° 31/CP du Gouvernement, en date du 18 mai 1996, sur l'organisation et le fonctionnement du notariat d'État, sont toujours reconnus comme traducteurs attachés aux offices notariaux conformément aux instructions de la présente circulaire.

Le traducteur attaché à une office notarial doit signer un contrat de traduction avec le directeur de l'office notarial, dans lequel il s'engage à assurer l'exactitude de ses traductions et à observer les règlements de traduction de l'office notarial.

5. Les offices notariaux, les Comités populaires des différents échelons et le ministère des Affaires étrangères doivent respecter le régime des rapports et des recensements semestriels et annuels sur les activités notariales, conformément aux dispositions prévues aux articles 18-3, 19-1-e, 20-1-d et 28-1-h du Décret.

1. Pour les offices notariaux, le rapport des 6 premiers mois de chaque année est envoyé au ministère de la Justice, au Comité populaire de province et au directeur du Service judiciaire de province avant le 5 juillet de l'an ; le rapport annuel avant le 5 janvier de l'an qui suit.
2. Pour les Comités populaires de commune, le rapport des 6 premiers mois de chaque année est envoyé au Comité populaire de district (via le Service judiciaire de district) avant le 5 juillet de l'an ; le rapport annuel avant le 5 janvier de l'année suivante.
3. Pour les Comités populaires de district, le rapport des 6 premiers mois de chaque année est envoyé au Comité populaire de district (via le Service judiciaire de district) avant le 15 juillet de l'an ; le rapport annuel avant le 15 janvier de l'année suivante.
4. Pour les Comités populaires de province, le rapport des 6 premiers mois de chaque année est envoyé au ministère de la Justice avant le 25 juillet de l'an ; le rapport annuel avant le 25 janvier de l'année suivante.
5. Pour le ministère des Affaires étrangères, le rapport des 6 premiers mois de chaque année est envoyé au ministère de la Justice avant le 25 juillet de l'an ; le rapport annuel avant le 25 janvier de l'année suivante.

1. Le contrôle de l'application de la législation dans les activités notariales et de certification doit être effectuer d'une manière régulière, annuellement conformément aux dispositions des articles 17-5, 19-1-c et 20-1-b du Décret.

IV. Disposition d'exécution

1. La présente circulaire entrera en vigueur le 1 avril 2001.
2. Lors de son application, les organes concernés, les Comités populaires de province, les Services judiciaires de province, les offices notariaux, s'ils rencontrent des dificultés, doivent envoyer une note officielle au ministère de la Justice pour les instructions.