Décret n° 31/CP du Gouvernement, en date du 18 mais 1996 sur l’organisation et le fonctionnement du notariat d'État

Le Gouvernement

Vu la loi du 30 septembre 1992 sur l’organisation du Gouvernement ;

Pour intensifier les activités administratives-judiciaires et renforcer la gestion de la société par la loi ;

Sur proposition du ministre de la Justice,

Décrète :

Chapitre I. Dispositions générales

Article 1

Le notariat désigne le fait de conférer l’authenticité aux contrats et aux autres actes établis conformément aux dispositions de la loi, afin de protéger les droits et intérêts légitimes des citoyens et des institutions de l’État, des organisations économiques, des organisations sociales (dénommées ci-après "organisations"), contribuant ainsi à la prévention des infractions à la loi et au renforcement de la législation socialiste.

Les contrats et actes, une fois authentifiés par les services notariaux d'État ou certifiés par les Comités populaires compétents, ont valeur de preuve, sauf les cas où ils ont été déclarés nuls par une décision de justice.

Article 2

Lors des activités notariales, le notaire doit se conformer au présent Décret, à tout autre texte réglementaire et convention internationale en la matière signée par le Vietnam ou à laquelle le Vietnam a adhéré.

Article 3

La langue utilisée lors des activités notariales est le vietnamien.

Si le demandeur ne parle pas vietnamien, il doit être assisté par un interprète.

Article 4

Les notaires et les autres employés travaillant dans les offices notariaux de l'État, lors d'une opération notariale, doivent se conduire de manière impartiale, transparente et conforme à la loi; ils doivent garder les secrets du demandeurs, du contenu notarié, les réalités concernant les activités professionnelles du demandeur, sauf les cas prévus par la loi.

Article 5

Les citoyens, les organisations peuvent demander un service notarial à l'importe quelle office notarial, sauf les cas où l'acte doit être notarié par une office notarial déterminée par la loi.

Les opérations notariales doivent avoir lieu au siège des offices notariaux, sauf les cas prévus par la loi ou quand le demandeur, pour les raison légitimes, ne peut se rendre au siège de l'office notarial.

Article 6

Le demandeur doit jouir d'une capacité d'exercice conforme à la loi et doit présenter toutes pièces et documents réguliers, nécessaires à l'exécution de l'opération notariale.

Article 7

Le contenu des actes soumis au notaire doit être présenté de manière claire et conforme au modèle prévu par le ministère de la Justice.

Les actes notariés doivent être signés, tamponnés par le notaire et enregistré dans le registre notarial.

Article 8

Le demandeur doit payer les frais notariaux une fois l'opération notariale accomplie.

Le ministère des Finances et le ministère de la Justice déterminent les frais pour chaque type d'opération notariale concret et prévoient le mécanisme de gestion, d'utilisation des sommes perçues.

Chapitre II. Gestion d'État en matière notariale

Article 9

Le Gouvernement assure la gestion centrale du notariat dans l'ensemble du pays.

Le ministère de la Justice assure la gestion d'État du notariat et, à ce titre, a les missions et attributions suivantes :

1. Soumettre au Gouvernement pour adoption ou promulguer dans la limite de ses compétences les textes d'application sur l'organisation du notariat et les activités notariales ;
2. Guider, sur le plan organisationnel et opérationnel, les activités notariales ;
3. Nommer les notaires, sur proposition du directeur du Service judiciaire de province, et délivrer les cartes de notaire ;
4. Assurer la formation professionnelle des notaires ;
5. Publier les formulaires d'actes et de registres notariaux, gérer l'impression et la publication de ces formulaires ;
6. Contrôler et inspecter, sur le plan organisationnel et fonctionnel, les activités notariales

Engager la coopération internationale en matière notariale.

Article 10

Le président du Comité populaire de province, de ville relevant du pouvoir central, a les missions et attributions suivantes :

1. Décider la création des offices notariaux dépendantes du Service judiciaire; nommer ou, révoquer les directeurs des offices notariaux. Les villes relevant du pouvoir central et les grandes provinces, où il y a un grand besoin des services notariaux, peuvent créer plusieurs offices notariaux dépendantes du Service judiciaire ;
2. Fixer l'effectif de chaque office notarial qui se trouve dans son ressort territorial.

Article 11

Le directeur du Service juridique de province a les missions et attributions suivantes :

1. Soumettre à l'approbation du président du Comité populaire de province les projets de création des offices notariaux dépendantes du Service judiciaire; proposer la nomination, la révocation des directeurs des offices notariaux ;
2. Nommer, révoquer les directeurs adjoints des offices notariaux ;
3. Assurer la gestion et le contrôle de l'organisation et du fonctionnement des offices notariaux ;
4. Assurer le régime de rémunération et d'autres intérêts au profit des notaires et des autres personnels travaillant dans les offices notariaux ;
5. Régler les plaintes des organisations et particulier concernant les opérations notariales des notaires ;
6. Faire un rapport sur les activités notariales au ministère de la Justice et au Comité populaire de la province tous les 6 mois et chaque année.

Chapitre III. L'organisation des activités notariales

Article 12

L'office notarial dépendant du Service juridique est doté de la personnalité morale, dispose d'un compte bancaire et d'un sceau conformément aux dispositions du Gouvernement.

Article 13

Le personnel d'un office notarial est composé d'un directeur, d'un directeur adjoint, des notaires et d'autres employés.

Le directeur et le directeur adjoint de l'office notarial doivent être sélectionnés et nommés parmi les notaires.

Article 14

Le directeur de l'office notarial est responsable de la gestion des activités de son office. À ce titre, il a les missions et attributions suivantes :

1. établir le plan de travail de l'office et diriger sa mise en œuvre ;
2. Diriger les activités quotidiennes de l'office ;
3. Faire un rapport sur l'organisation et sur les activités de l'office au directeur du service judiciaire tous les 6 mois et chaque année.

Lors d'une opération notariale, le directeur de l'office notarial signe les actes notariaux en qualité de notaire.

Article 15

Les Comités populaires de district, de chef lieu, de ville relevant du pouvoir provincial (dénommés ci-après "Comités populaires de district") effectuent la certification conforme des les opérations prévues à l'alinéa 1 de l'article 19 du présent décret et toute autre opération prévue par la loi.

Article 16

Les organes de représentation diplomatique ou consulaires de la République socialiste du Vietnam effectuent les opérations notariales à la demande des citoyens et organisations du Vietnam résidant à l'étranger conformément à l'Ordonnance sur les services consulaires.

Chapitre IV. Les notaires

Article 17

Peuvent être recrutés et nommés notaires les citoyens vietnamiens qui résident en permanence au Vietnam et qui réunissent les conditions suivantes :

1. Avoir une bonne qualité en matière politique, une bonne intégrité morale, être impartial, honnête, intègre, objectif ;
2. Diplômé de droit (bac + 4) ;
3. Avoir travaillé dans le domaine juridique pendant au moins 5 ans ;
4. Avoir reçu les formations professionnelles notariales.

Les notaires doivent travailler exclusivement pour le notariat et ne peuvent occuper cumulativement d'autres fonctions dans les autres établissements de l'État, dans les organisations économiques et ne peuvent exercer les métiers libéraux.

Article 18

Les offices notariaux effectuent les opérations suivantes :

1. Authentifier les contrats économiques, contrats de vente adjudicataire des immobiliers, contrats de dépôt des biens, contrats civils ayant un élément étranger; authentifier le procès-verbal de la commission d'évaluation des comptes qui sont des apports en nature au capital de l'entreprise privée; constater le dépôt des recours relatifs aux créances maritimes; certifier la traduction des demandes, des décisions de justice et jugements étrangers en matière civile, des décisions arbitrales étrangères concernant les citoyens ou organisations vietnamiens avant de les soumettre à l'examen, à la reconnaissance et à l'exécution au Vietnam par les tribunaux du Vietnam; certifier la traduction des actes écrits en langues étrangères concernant les mariages mixtes, la reconnaissance des enfants naturels vietnamiens, l'adoption des enfants vietnamiens, le parrainage des Vietnamiens, certifier la traduction des testaments écrits dans une langue étrangère vers le vietnamien.
2. Certifier les opérations qui, selon la loi, doivent être certifiées par les notaires.
3. Certifier, sur demande des parties, les opérations que la loi confie aux notaires ou aux Comités populaires compétents la mission de certifier.

Article 19

Les Comités populaires de district authentifient les opérations prévues par la loi et certifient conforme les copies des actes originaux, saufs les cas prévus dans l'article 18-1 et 18-2 du présent décret.

Les Comités populaires communaux constatent les renonciations à la succession, authentifient les testaments les autres opérations prévues par la loi.

Article 20

Les établissements, les organes qui sont compétents pour délivrer les originaux d'actes de naissance, d'actes de mariage, de diplômes et certificats et d'autres actes ont également la compétence de délivrer les copies conformes aux personnes concernées.

Article 21

Lors des opérations notariales, les notaires doivent :

1. Présenter aux personnes concernées les procédures notariales conforme à la loi ;
2. Recevoir, examiner les actes, les documents soumis par les personnes concernées ;
3. Procéder directement à l'opération notariale, signer sur les actes notariaux et engager leur responsabilité personnelle devant la loi de l'opération notariale qu'ils ont accomplie ;
4. Expliquer clairement aux demandeurs leurs droits, leurs obligations et leurs intérêts légitimes et la signification juridique de l'opération notariale.

Article 23

Le notaire ne doit pas exercer sa fonction notariale dans les cas suivants :

1. Lorsque l'affaire ne relève pas de la compétence notariale ;
2. Lorsque la demande est contraire à la loi ;
3. Lorsque l'affaire soumise au notaire concerne le notaire lui-même, les personnes dans sa famille qui sont : son conjoint, ses frères, ses sœurs, ses beaux-frères, ses belles-sœurs, ses parents, ses beaux-parents, ses parrains, ses marraines, ses grands-parents, ses beaux grands-parents, ses enfants, ses filleuls et filleules et leurs conjoints, ses petits enfants (qui sont les enfants de ses enfants et de ses filleuls et filleules).

Article 24

Le directeur adjoint permanent du Comité populaire de district ou le membre du Comité populaire de district qui est le chef du Cabinet du Comité populaire de district effectue les opérations d'authentification prévues à l'alinéa 1 de l'article 19 du présent décret, utilisant le cachet du Comité populaire de district. Le Service judiciaire de district assiste ceux-derniers dans l'accomplissement de leur mission d'authentification.

Le directeur adjoint permanent du Comité populaire de district ou le membre du Comité populaire de district qui est le chef du Cabinet du Comité populaire de district, lors des opérations d'authentification, doivent se conformer aux dispositions des articles 21,22 et 23 du présent décret.

Article 25

L'officier public qui est chargé de la mission notariale, au nom de l'organe de représentation diplomatique ou du service consulaire du Vietnam à l'étranger, doit se conformer aux dispositions des articles 21,22 et 23 du présent décret.

Les actes authentifiés ou certifiés par les organes de représentation diplomatique ou les services consulaires du Vietnam à l'étranger ont la même valeur que ceux authentifiés ou certifiés dans le pays.

Chapitre V. La procédure notariale

Article 26

Le notaire certifie l'engagement sur le contenu des contrats de vente d'appartement, contrats de vente adjudicataire des immobiliers, contrats d'échange de biens, contrats de donation des immobiliers, contrats de location immobilière, contrats de louage des biens, contrats de dépôt des biens, contrats de mandat.

L'authentification des contrats de transfert de la propriété doit être faite avant l'inscription du nouveau propriétaire dans le registre.

Les contrats de transfert de la propriété immobilière doivent être authentifiés par l'office notarial ou par le Comité populaire du district dans lequel se trouve l'immobilier en question.

Les intéressés, lors qu'ils demandent l'authentification des contrats concernant les biens dont la loi impose l'enregistrement du droit de propriété, doivent présenter leur carte d'identité et leur certificat de propriété.

Article 27

Le notaire authentifie les actes d'hypothèque de bien, les actes de gage, de garantie.

L'authentification des actes d'hypothèque, des actes de gage, de garantie des biens dont la propriété a été enregistrée, est effectuée à l'office notarial par lequel les biens ont été enregistrés.

Article 28

Le notaire authentifie le testament sur demande de son auteur, il ne doit pas authentifier les testaments par un intermédiaire.

Le testateur déclare le contenu du testament devant le notaire. Le notaire doit noter ce que le testateur déclare. Le testateur signe ou laisse son empreinte digitale sur le testament après avoir reconnu que ce dernier a été bien noté et exprime exactement sa volonté. Le notaire signe sur le testament.

Le testateur peut demander au notaire de se rendre au lieu de sa résidence pour établir le testament. L'établissement du testament au lieu de résidence du testateur requiert au moins deux témoins.

Dans le cas où le testateur demande de modifier, ajouter, remplacer, annuler partiellement ou totalement son testament qui a été précédemment authentifié, l'authentification doit être refaite.

Article 29

La personne qui demande le notaire de constater sa renonciation à la succession doit déposer sa demande et tout autre document nécessaire à l'office notarial.

Après avoir eu la décision confirmant le décès du testateur et le rang successoral de l'intéressé, le notaire constate sa renonciation à la succession conformément à la législation sur la succession.

Article 30

Le testateur peut demander à un office notarial de conserver son testament. Dans ce cas, le notaire doit établir en deux copies, une pour le testateur et une conservée à l'office notarial.

La déclaration d'un testament conservé à un office notarial est effectuée par le notaire. La publication du testament doit faire l'objet d'un procès-verbal. Après l'ouverture des successions, le notaire doit envoyer une copie du testament à toutes les personnes concernées dans le testament. Ces copies doivent être certifiées par le notaire.

Article 31

Le notaire n'authentifie le procès-verbal de la commission d'évaluation des apports en nature de l'entreprise privée que si celle-ci dépose une requête et fournit actes et les documents prouvant sa propriété.

Ladite commission d'évaluation, créée par décision du président du Comité populaire de province, est composée de :

• Un président qui est le représentant de l'autorité de gestion d'État des prix de la province ;
• Des membres qui sont des experts dont le domaine d'activité concerne chaque bien à évaluer ;
• Un membre qui est le représentant de l'établissement par lequel l'entreprise a été enregistrée.

Les notaires ne participent pas à la commission d'évaluation des biens.

Article 32

La traduction des demandes, des décisions de justice et jugements étrangers en matière civile, des décisions arbitrales étrangères concernant les citoyens ou organisations vietnamiens avant de les soumettre à l'examen, à la reconnaissance et à l'exécution au Vietnam par les tribunaux du Vietnam; la traduction des actes écrits en langues étrangères concernant les mariages mixtes, la reconnaissance des enfants naturels vietnamiens, l'adoption des enfants vietnamiens, le parrainage des Vietnamiens; la traduction des testaments et autres documents écrits dans une langue étrangère vers le vietnamien et vice-versa, doit être effectuée par un diplômé en langues étrangères ou par un diplômé en doit et connaissant bien la langue en question.

Le demandeur qui réunit les conditions susmentionnées peut assurer lui-même la traduction puis demander au notaire de certifier sa traduction.

La liste des traducteurs associés d'une manière permanente à un office notarial est adoptée par le directeur du Service judiciaire de province sur proposition du directeur de l'office notarial.

Le traducteur doit signer le texte traduit et engage sa responsabilité quant à l'exactitude de la traduction. Le notaire authentifie la signature du traducteur apposée sur la traduction.

Article 33

Le notaire reçoit le recours relatif aux créances maritimes, établi par le commandant de bord pour faire état de l'événement survenu lors du trajet ou de l'amarrage dans le port.

Après avoir examiné le recours et demandé les explications supplémentaires du commandant, et, s'il juge nécessaire, interrogé deux témoins au bord (l'un du commandement, l'autre du pilotage), le notaire constate le dépôt du recours.

Sur requête du comandants de bord, le notaire peut requérir l'expertise par des spécialistes.

Article 34

Le Comité populaire de district, lors des opérations notariales prévues dans l'article 19 du présent décret, doit se conformer à la procédure prévue dans le chapitre V du présent décret et a droit de percevoir les frais comme les frais notariaux perçus par les offices notariaux.

Les institutions et organes qui ont la compétence pour délivrer les copies conformes de différents actes, ont également le droit de percevoir les frais conformément aux dispositions du ministère des Finances et du ministère de la Justice.

Chapitre VI. Dispositions finales.

Article 35

Le demandeur peut porter plainte devant le directeur de l'office notarial à l'encontre de toute décision de refus d'exercer les fonctions notariales, du contenu notarié par les notaires et également des activités notariales qui sont effectués de manière non conforme à la loi.

Les plaintes et dénonciations en matière notariales sont réglées conformément à la législation sur les plaintes et dénonciations.

Article 36

Toute personne, lors de l'exécution de ses missions et attributions en matière notariale, viole les dispositions de la législation sur le notariat, fera l'objet, selon le degré de gravité de son acte, d'une sanction disciplinaire ou d'une poursuite pénale et sera tenue de réparer les dommages éventuellement causés.

Article 37

Le présent décret entrera en vigueur à compter de la date de sa signature et abroge le décret n°45/HDBT du Conseil des Ministres, en date du 27 février 1991, sur l'organisation des activités notariales d'État.

Article 38

Le ministre de la Justice est chargé de fixer les modalités d'application du présent décret.

Article 39

Les ministres, les chefs d'organes ayant rang de ministère et des organes relevant du Gouvernement, les présidents des Comités populaires de province sont chargés de la mise en application du présent décret./.